מדיניות פרטיות

1. מבוא ומי אנחנו

מדיניות פרטיות זו ("המדיניות") מסדירה את האופן שבו דורון בידאני (עוסק מורשה), ע.מ 23544786, שכתובתו קוהלת 6, חולון ("החברה", "אנחנו"), הפועל תחת המותג Vixy, אוסף, מעבד, שומר ומאבטח מידע אישי במסגרת מערכת Vixy Coach (לשעבר Kolio) - מערכת אימון מכירות מבוססת AI הקולטת הקלטות שיחות מכירה, מתמללת ומנתחת אותן - וכן אתר האינטרנט הנלווה לה (יחד: "השירות").

המדיניות מתייחסת לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, לרבות תיקון מס' 13 (בתוקף מיום 14.8.2025) ("החוק"), תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017 ("תקנות אבטחת מידע"), ותקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס"א-2001 ("תקנות ההעברה").

דרכי התקשרות עם בעל השליטה במאגר:דורון בידאני, קוהלת 6, חולון, דוא"ל: support@vixy.co.il.

2. על מי חלה המדיניות - ושני כובעים משפטיים

המדיניות פונה לשני קהלים, והבחנה זו קובעת את חלוקת האחריות המשפטית:

2.1 משתמשים עסקיים (לקוחות החברה)

בעלי עסקים ועובדיהם הפותחים חשבון בשירות. ביחס למידע האישי של משתמשים אלה (פרטי חשבון, פרטי שימוש) - החברה היא בעל השליטה במאגר (Controller) כהגדרתו בחוק, והיא הקובעת את מטרות העיבוד.

2.2 מידע על העובדים ולקוחות הקצה של לקוחותינו

הקלטות שיחות, תמלולים, ניתוחי ביצועים של נציגי מכירות ומטא-דאטה של שיחות - נאספים ומוזנים לשירות על-ידי הלקוח העסקי ולפי הוראותיו. ביחס למידע זה:

• הלקוח העסקי הוא בעל השליטה במאגר - הוא שקובע את מטרות העיבוד ואחראי כלפי נושאי המידע (עובדיו ובני שיחם), לרבות קבלת הסכמות כדין, קיום חובת היידוע ומענה לפניות נושאי מידע;
• החברה היא מחזיק/מעבד (Processor) - מעבדת את המידע אך ורק לצורך אספקת השירות ולפי הוראות הלקוח, בכפוף להסכם עיבוד מידע (DPA) הנלווה לתנאי השימוש.

נציג/ת מכירות או לקוח/ת קצה של אחד מלקוחותינו (למשל: שיחתך הוקלטה ונותחה במערכת) - הפנייה הראשונה למימוש זכויותיך היא אל העסק שמולו התנהלת ואשר הקליט את השיחה. אנו נסייע לאותו עסק במענה, ונעביר אליו כל פנייה שתגיע אלינו ישירות בתוך 3 ימי עסקים.

3. חובת יידוע בעת איסוף מידע (סעיף 11 לחוק, כנוסחו בתיקון 13)

בעת שאנו מבקשים ממך מידע אישי (בהרשמה או בשימוש בשירות), אנו מיידעים אותך כדלקמן:

1. חובה חוקית או רצון חופשי: לא חלה עליך חובה חוקית למסור את המידע; מסירתו תלויה ברצונך ובהסכמתך.
2. תוצאת סירוב:ללא מסירת הפרטים החיוניים לפתיחת חשבון ולתפעולו (שם, דוא"ל, פרטי הארגון) - לא נוכל לספק את השירות או חלקו.
3. מטרות האיסוף: כמפורט בסעיף 5 להלן.
4. זהות בעל השליטה ודרכי התקשרות: דורון בידאני, קוהלת 6, חולון, support@vixy.co.il.
5. למי יועבר המידע ומטרות ההעברה:לספקי המשנה המפורטים בסעיף 8, לצורך אספקת השירות בלבד, לרבות העברה לספקים בארה"ב כמפורט בסעיף 7.
6. זכויותיך: עיון, תיקון ומחיקה - כמפורט בסעיף 10.

לקוחותינו העסקיים מחויבים בתנאי השימוש לקיים חובת יידוע מקבילה כלפי נציגי המכירות ובני שיחם, בכל נקודת איסוף (הקלטת שיחות, ניתוחן והשימוש בתוצריהן).

4. איזה מידע אנחנו אוספים

4.1 מידע על החשבון והשימוש

4.2 מידע רגיש - נתוני שיחות (ליבת השירות)

• הקלטות שיחות מכירה (קול של נציגים ושל לקוחות קצה) - מתקבלות באמצעות webhook ממרכזיית הלקוח (למשל Voicenter, 3CX, Yeastar) או בהעברת FTP, ומאוחסנות באחסון ענן (Cloudflare R2);
• תמלולים של ההקלטות, המופקים אוטומטית (באמצעות Soniox, ובמקרה של תקלה אצלה - Deepgram);
• ניתוחי AI של השיחות (באמצעות OpenAI): ציוני ביצועים, זיהוי התנגדויות וסיגנלי קנייה, יחסי דיבור (talk ratio), תובנות אימון והמלצות לשיפור;
• מטא-דאטה של שיחות: מספרי טלפון של המשוחחים, משך השיחה, מועדה, כיוון השיחה וזהות הנציג.

לתשומת הלב: הקלטות קול ותוצרי ניתוחן הם מידע בעל רגישות מיוחדת, וניתוח ביצועי נציגים מהווה מעקב שיטתי אחר עובדים. ראו סעיף 12 לחובות הלקוח העסקי בהקשר זה.

5. מטרות העיבוד והבסיס החוקי

לא נעשה במידע שימוש למטרות שאינן מנויות לעיל אלא בהסכמה נפרדת או לפי חובה שבדין. בפרט, איננו משתמשים בהקלטות או בתמלולים של לקוחותינו לאימון מודלים כלליים משלנו.

6. עיבוד באמצעות בינה מלאכותית (AI)

השירות מבוסס באופן מהותי על עיבוד תוכן באמצעות מודלי AI של צדדים שלישיים:

• Soniox (ארה"ב) - מתמללת את הקלטות הקול. משמע: קולם של הנציגים ושל לקוחות הקצה מועבר לענן של Soniox לצורך תמלול. ההעברה נעשית על בסיס הסכם עיבוד מידע חתום, לצורך אספקת השירות בלבד.
• Deepgram (ארה"ב) - ספק תמלול חלופי. הקלטה מועברת אליה רק אם התמלול אצל Soniox נכשל, כדי שהשיחה לא תישאר בלי תמלול. בהתאם לתנאי השירות של Deepgram, הקלטה שהועברה אליה עשויה לשמש גם לשיפור מנועי זיהוי הדיבור שלה, בהתאם למדיניותה ובכפוף להתחייבויותיה החוזיות כלפינו, לשיפור דיוק התמלול בלבד וללא שינון מילולי של תוכן השיחות.
• OpenAI (ארה"ב) - מנתחת את תמלולי השיחות ומפיקה ציונים ותובנות אימון. תוכן התמלולים מועבר ל-OpenAI לצורך העיבוד.

התחייבויות בהקשר זה:

1. ההעברה נעשית לצורכי אספקת השירות בלבד, על בסיס הסכמי API עסקיים: OpenAI אינה עושה שימוש בתוכן הלקוחות לאימון המודלים הכלליים שלה; Soniox מקבלת את ההקלטות לצורך תמלול בלבד, על בסיס הסכם עיבוד מידע חתום; Deepgram, המקבלת הקלטה רק כשהתמלול אצל Soniox נכשל, עשויה להשתמש בהקלטות שהועברו אליה לשיפור מנועי זיהוי הדיבור שלה בלבד, בהתאם למדיניותה ובכפוף להתחייבויותיה החוזיות כלפינו וללא שינון מילולי של תוכן השיחות;
2. תוצרי הניתוח (ציונים, תובנות) מוצגים ללקוח העסקי ככלי עזר אימוני בלבד. החלטות בעלות השפעה מהותית על עובדים (שכר, קידום, פיטורים) אינן אמורות להתקבל על סמך ניתוח ה-AI בלבד, והאחריות לשילוב שיקול דעת אנושי מוטלת על הלקוח העסקי;
3. תוצרי ה-AI עשויים לכלול שגיאות תמלול או הסקות שגויות, ואין לראות בהם תחליף לשיקול דעת אנושי.

7. העברת מידע לחו"ל

חלק מספקי המשנה שלנו מצויים מחוץ לישראל, בעיקר בארה"ב (Soniox, Deepgram, OpenAI, Cloudflare ו-Resend; וכן Google ו-Meta, המקבלות נתוני מדידה מהעמודים הציבוריים בלבד, כמפורט בסעיף 14). ספקי המשנה הישראליים - Cardcom, EZcount, 019 ו-1COM - מעבדים בישראל, ולכן העברתם אינה העברה לחו"ל. ארה"ב אינה נמנית עם המדינות שהדין הישראלי מכיר בהן כבעלות רמת הגנה מקבילה, ולכן ההעברה נעשית על בסיס התקשרות חוזית עם מקבלי המידע, שבה הם מתחייבים לנקוט אמצעים להגנה על פרטיות נושאי המידע ולא להעביר את המידע הלאה. אנו מיידעים את נושאי המידע על עצם ההעברה במסגרת מדיניות זו וחובת היידוע שבסעיף 3.

8. ספקי משנה (Sub-Processors) ושיתוף מידע

מעבר לכך, נשתף מידע רק: (א) לפי דרישה מוסמכת של רשות; (ב) להגנה על זכויותינו בהליך משפטי; (ג) במסגרת מיזוג/רכישה - בכפוף להמשך תחולת מדיניות זו והודעה מראש. איננו מוכרים מידע אישי.

עדכון רשימת ספקי המשנה יפורסם בעמוד זה; ללקוחות עסקיים תישלח הודעה מראש של 30 ימים על הוספת ספק משנה מהותי.

9. תקופות שמירת מידע

המידה היא קיום החשבון, ולא שעון שרץ אחרי סיום מנוי. כל עוד החשבון קיים הנתונים נשמרים וזמינים, גם אם הופסק מנוי בתשלום - החשבון ממשיך לפעול במדרגה החינמית. המידע שייך ללקוח, ואפשר למחוק שיחה, הקלטה או ניתוח בודד בכל רגע.

מחיקת חשבון מוחקת את הנתונים מיד, ולא בתום תקופה נוספת. נשמרות רק רשומות החיוב והחשבוניות, שאותן אנחנו חייבים להחזיק 7 שנים לפי דיני המס. יוצא הדופן היחיד בכיוון השני הוא קובץ האודיו, שנמחק אוטומטית בתום תקופת השמירה שהוגדרה לו גם בלי מחיקת חשבון.

בתום תקופת השמירה המידע נמחק או מותמם באופן בלתי הפיך.

10. זכויות נושאי המידע ומימושן

לפי החוק ותקנותיו, לכל נושא/ת מידע עומדות הזכויות הבאות:

• זכות עיון - לעיין במידע המוחזק אודותיך (סעיף 13 לחוק והתקנות מכוחו);
• זכות תיקון - לדרוש תיקון או מחיקה של מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן (סעיף 14 לחוק);
• מחיקת חשבון - משתמש עסקי רשאי לבקש מחיקת חשבונו ומידעו, בכפוף לחריגי שמירה שבדין (למשל רשומות חיוב);
• הסרה מדיוור - מכל דיוור שיווקי שלנו, בכל עת, באמצעות קישור ההסרה או בפנייה אלינו;
• פנייה לרשות - בכל עניין ניתן לפנות גם לרשות להגנת הפרטיות.

איך מממשים מול מי שאסף את המידע:את הבקשה מגישים לגוף שאסף את המידע - הוא בעל השליטה במאגר. לגבי מידע שאנחנו אספנו כבעל שליטה (חשבונות משתמשים, פניות אלינו): פנייה לדוא"ל support@vixy.co.il בציון מהות הבקשה ופרטים מזהים.

לוחות הזמנים שבדין, ולמי הם שייכים: תקנות הגנת הפרטיות (תנאים לעיון במידע) קובעות שהעיון יתאפשר בתוך 30 ימים מיום הבקשה, ושהודעת סירוב תימסר בכתב ומנומקת בתוך 21 ימים. על סירוב אפשר לערער לבית משפט השלום בתוך 30 ימים (סעיף 15 לחוק ותקנה 8). המועדים האלה חלים על בעל השליטה במאגר. כשהמאגר שייך ללקוח עסקי שלנו - המועד הוא שלו, לא שלנו, ואיננו יכולים להתחייב בשמו.

עובדים ולקוחות קצה של לקוחותינו: מאחר שהלקוח העסקי הוא בעל השליטה במאגר, בקשות עיון/תיקון/מחיקה ביחס למידע שנאסף עבורו (הקלטות, תמלולים, ניתוחי ביצועים) יש להפנות אליו. פנייה שתגיע אלינו - נעביר ללקוח הרלוונטי בתוך 3 ימי עסקים ונסייע לו במימוש הבקשה באמצעות כלי המערכת.

פנייה אלינו כמחזיק (סעיף 13א לחוק): אדם שפונה קודם כל אלינו זכאי לדעת אם מוחזק אצלנו מידע אישי עליו, ומה שמו ומענו של בעל השליטה במאגר. אנחנו עונים על כך בערוץ בכתב ולא בעמוד הציבורי, ורק לאחר זיהוי הפונה - עמוד ציבורי שעונה על השאלה הזו היה הופך לכלי לבירור עם אילו עסקים מספר טלפון כלשהו דיבר. הפנייה: support@vixy.co.il, בציון פרטים מזהים. הזיהוי הוא תנאי למסירה, ולא עילה לסרב לה. אפשר לפנות בעברית או באנגלית; פנייה בערבית תיענה גם היא, בערוץ הזה.

שיחה שהוקלטה מולך: לקוח עסקי יכול להפעיל ערוץ מהיר שבו אדם שהשתתף בשיחה מוקלטת מאמת את מספר הטלפון שלו ופותח את אותה שיחה בעמוד השיחות שלי. הערוץ מוסר את ההקלטה והתמלול, ואצל עסק שאישר את הנוסח המעודכן גם את חמשת הרישומים שנוגעים לאותו אדם עצמו (תוצאת השיחה, שווי העסקה שנרשם, סיווג הליד, ההתנגדויות שנרשמו מפיו וסימני העניין שזוהו אצלו) - ואת אלה בלבד. הערכת הנציג - ציון, הערות אימון, אופן הטיפול בהתנגדות - אינה נמסרת, משום שזהו מידע אישי של אדם אחר. חומר בכתב חופשי שמערבב את שני הצדדים אינו נמסר בערוץ המהיר, ואפשר לבקש אותו מהעסק.

הערוץ המהיר הוא קיצור דרך, לא מנגנון העיון שבחוק. עסק שלא הפעיל אותו אינו פטור מלהשיב לבקשת עיון שהוגשה לו, ואי-הפעלתו אינה משנה את המועדים שלעיל. אין בו כדי להחליף בקשת עיון מלאה, שאותה מגישים לעסק כאמור לעיל.

11. אבטחת מידע

אלה אמצעי האבטחה שמופעלים בפועל בשירות, לפי רגישות המידע שמעובד בו:

• הצפנת מידע בתעבורה (TLS/HTTPS) בכל הממשקים;
• אחסון הקלטות באחסון ענן מבוקר-גישה (Cloudflare R2), שהגישה אליו נעשית אך ורק באמצעות כתובות חתומות וקצרות-מועד (signed URLs) ולא באמצעות קישורים ציבוריים;
• שמירת סיסמאות בגיבוב חד-כיווני (bcrypt) בלבד - איננו שומרים סיסמאות בטקסט גלוי;
• הזדהות מבוססת אסימונים (JWT) עם מנגנון ביטול הפעלות (session revocation) בעת שינוי הרשאה, איפוס סיסמה או השבתת משתמש;
• בקרת גישה מבוססת תפקידים (RBAC) לפי עקרון "הצורך לדעת";
• הפרדה לוגית בין נתוני לקוחות שונים (tenant isolation) במערכת המרובת-לקוחות;
• מחיקה אוטומטית ומתוזמנת של הקלטות בתום תקופת השמירה, לצמצום היקף המידע הרגיש המוחזק;
• ניטור, תיעוד אירועי אבטחה, ודיווח על אירוע אבטחה חמור לרשות להגנת הפרטיות כנדרש בדין, לרבות יידוע לקוחות עסקיים שמידעם נפגע כדי שיוכלו לקיים את חובותיהם.

אין באמור התחייבות לחסינות מוחלטת מפני פריצה; נפעל בשקידה ראויה למזעור סיכונים ולטיפול מהיר בכל אירוע.

12. הקלטת שיחות ומעקב אחר עובדים - חובות הלקוח העסקי

השימוש ב-Vixy Coach כרוך בהקלטת שיחות ובניתוח ביצועי עובדים. תנאי לשימוש בשירות הוא שהלקוח העסקי מאשר ומתחייב כי:

1. הקלטת השיחות חוקית- לפי חוק האזנת סתר, התשל"ט-1979, הקלטה כדין מחייבת לכל הפחות הסכמת צד אחד לשיחה; על הלקוח לוודא שהנציג המשתתף בשיחה מודע ומסכים להקלטתה, ומומלץ ליידע גם את לקוח הקצה בפתח השיחה;
2. יידוע עובדים מראש ובכתב- הנציגים קיבלו הודעה מפורטת על עצם ההקלטה, על ניתוח השיחות באמצעות AI (לרבות העברת קולם לספקי ענן בארה"ב), על מטרות הניתוח ועל השימושים בתוצריו, בהתאם לעקרונות המידתיות, הלגיטימיות והשקיפות שנקבעו בפסיקת בתי הדין לעבודה בעניין ניטור עובדים;
3. מידתיות - היקף ההקלטה והניתוח לא יחרוג מהנדרש למטרת אימון ושיפור מכירות;
4. החלטות תעסוקתיות מהותיות לא יתקבלו על בסיס תוצרי ה-AI בלבד, ללא בחינה אנושית.

החברה שומרת על זכותה להשעות שירות מקום בו מתעורר חשש ממשי לשימוש בלתי חוקי.

13. דיוור וחוק הספאם

הדיוור שאנו שולחים למשתמשינו נעשה בהסכמה מפורשת מראש כנדרש בסעיף 30א לחוק התקשורת (בזק ושידורים), התשמ"ב-1982 (תיקון 40), עם מנגנון הסרה פשוט בכל הודעה. הודעות מערכת חיוניות (אימות דוא"ל, איפוס סיסמה, דוחות שהזמנת) אינן דברי פרסומת ונשלחות כחלק מתפעול השירות.

14. עוגיות (Cookies)

אנו עושים שימוש בעוגיות חיוניות בלבד, הנדרשות לתפעול השירות: עוגיית הפעלה/הזדהות (kolio_session) לשמירת מצב ההתחברות שלך, ועוגיות קצרות-מועד לאבטחת ההתחברות באמצעות חשבון Google ולשיוך הרשמה לקישור המלצה. העדפת ערכת הנושא (בהיר/כהה) נשמרת באחסון המקומי של הדפדפן ולא בעוגייה. ניתן לחסום עוגיות בהגדרות הדפדפן, אך חסימת עוגיות חיוניות עלולה למנוע התחברות ושימוש בשירות.

עוגיות פרסום של צד שלישי: בעמודים הציבוריים של האתר בלבד (דף הבית, ההרשמה, ההתחברות והעמודים המשפטיים) אנו מפעילים שלושה כלי מדידה פרסומיים - Google Analytics 4, Google Ads וMeta Pixel - כדי לדעת איזה ערוץ פרסום מביא מבקרים ונרשמים לשירות. הם נטענים מהשרתים של Google ושל Meta, והמידע מגיע אליהם ישירות. החובה בעניין זה לפי הדין הישראלי היא גילוי ויידוע מראש, ולכן ההודעה בכניסה לאתר מיידעת על כך; אופן החסימה מפורט במדיניות העוגיות. הם אינם נטענים בתוך המערכת לאחר התחברות, אינם נטענים בעמוד ההקלטות האישי של נציג ואינם נטענים בקישורי השיתוף של לקוחותינו. אין הם מקבלים שמות, כתובות דוא"ל, מספרי טלפון, תמלולים או הקלטות. הפירוט המלא - שם כל עוגייה, לכמה זמן ואופן הביטול - במדיניות החברה.

הפירוט המלא של כל עוגייה וכל ערך הנשמר בדפדפן - שם, מטרה, תקופת שמירה ואופן החסימה - מופיע במדיניות החברה, המהווה חלק ממדיניות זו.

בנוסף, לצורך ניתוח השימוש במוצר ושיפורו אנו שומרים מזהה שימוש אנונימי באחסון המקומי של הדפדפן (localStorage) - ולא בעוגייה. המדידה מוגבלת לפעולות בתוך המוצר ולביצועיו; היא אינה כוללת הקלטת מסך, אינה קוראת את תוכן העמוד, ואינה אוספת תמלולים או פרטי לקוחות. הנתונים נשמרים באזור האיחוד האירופי (ראו סעיף 8) ואינם משמשים לאימון מודלים. ניקוי אחסון הדפדפן מוחק מזהה זה.

15. קטינים

השירות מיועד לעסקים ולמשתמשים בגירים בלבד, ואינו מכוון לקטינים מתחת לגיל 18. איננו אוספים ביודעין מידע מקטינים. ככל שנודע לנו על מידע כזה - נמחקו. יובהר כי במידע המוזן על-ידי לקוחות (הקלטות שיחות) עשוי להיכלל מידע על קטינים - האחריות לבסיס החוקי לכך מוטלת על הלקוח כבעל השליטה.

16. ממונה על הגנת הפרטיות ופניות

לאור אופי הפעילות (עיבוד מידע קולי רגיש וניטור שיטתי של עובדים), מונה אצלנו איש קשר ייעודי לענייני הגנת הפרטיות:

איש הקשר לענייני פרטיות: דורון בידאני · דוא"ל: support@vixy.co.il

17. עדכונים למדיניות

אנו רשאים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. גרסה מעודכנת תפורסם בעמוד זה בציון תאריך עדכון. על שינוי מהותי (ובפרט: מטרות עיבוד חדשות, ספקי משנה חדשים או שינוי בתקופות שמירה) תישלח הודעה למשתמשים בדוא"ל או במערכת 30 ימים מראש, ככל הניתן.

18. יצירת קשר

דורון בידאני (עוסק מורשה) · ע.מ 23544786
מותג: Vixy
כתובת: קוהלת 6, חולון
דוא"ל לפניות פרטיות: support@vixy.co.il