מרכז העזרה

לפני הכל: אישור הצהרות ההקלטה

זהו השלב הראשון וגם היחיד שחוסם את כל השאר: כל עוד ההצהרות לא אושרו, המערכת מסרבת לקלוט שיחות - העלאה ידנית, מרכזיה, ייבוא מ-FTP או ממייל. בכל פעולה יזומה חוזרת שגיאה מפורשת ולא כישלון סתום. יוצאת דופן אחת: סריקת FTP מתוזמנת פשוט לא מייבאת כלום, בלי שגיאה - אז אם הוגדר ייבוא FTP ולא נקלטות שיחות, ההצהרות הן הבדיקה הראשונה.

מדובר בשתי חובות נפרדות בחוק הישראלי, ושתיהן חלות על הארגון שלכם כמעסיק, לא עלינו:

• יידוע העובדים- הצהרה בכתב שהעובדים יודעים ששיחותיהם מוקלטות ומנותחות (חוק האזנת סתר התשל"ט-1979 יחד עם תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות).
• יידוע הלקוח שבקו - הודעה לצד השני בשיחה שהיא מוקלטת ומנותחת, למשל בהודעת פתיחה במרכזיה. ההודעה מושמעת מהמרכזיה שלכם ולכן היא מחוץ לשליטת המערכת, ולכן מנהל הארגון מצהיר עליה בכתב.

האישור נמצא במסך ההגדרות ולוקח פחות מדקה. הוא נרשם ביומן מבוקר עם שם המצהיר, ותקף ל-180 ימים - אחריהם המערכת מבקשת אישור מחודש על שתי ההצהרות יחד.

איך מעלים שיחה ראשונה

שתי דרכים, ואפשר להתחיל מהראשונה ולעבור לשנייה בהמשך:

• העלאה ידנית - גרירת קובץ אודיו למסך ההעלאה. זו הדרך המהירה לראות ניתוח ראשון.
• חיבור מרכזיה - העתקת כתובת ה-Webhook מההגדרות אל המרכזיה, ומשם השיחות נקלטות לבד. חיבור מרכזיה הוא רשות ולא חובה, ואפשר לחזור אליו אחרי שהתחלתם.

למה שיחה קצרה לא קיבלה ניתוח

שיחות קצרות מ-2 דקות מתומללות אך לא מנותחות, ומסומנות במפורש במסך השיחות. הסיבה פשוטה: בשיחה כזו אין מספיק חומר כדי להפיק ציון שאפשר לסמוך עליו, וציון שנשען על שלושים שניות מטעה יותר מאשר היעדר ציון. שיחות כאלה גם אינן נספרות במכסת השיחות.

מה כולל הניתוח, ואיך יודעים שהוא הסתיים

התמלול והניתוח רצים ברקע ואין צורך להמתין מול המסך: מצב כל שיחה מוצג במסך השיחות - «בתמלול», «בניתוח» ואז «הושלמה» - והשיחה נפתחת לצפייה ברגע שהניתוח מוכן.

לגבי התראות, כדאי לדעת מראש: התראה על סיום ניתוח נשלחת רק בשיחות הראשונות של הארגון, ורק לבעלי הרשאת ניהול. כך ארגון שמעלה עשרות שיחות ביום לא מוצף. אחרי אותן שיחות ראשונות אין התראה על כל ניתוח, ומסך השיחות הוא המקום לבדוק בו.

הניתוח מורכב מ:

• תמלול השיחה בעברית, עם הפרדה בין הדוברים.
• ציון כולל לשיחה בסולם 1-10, עם פירוט לפי דיסקברי, טיפול בהתנגדויות, סגירה, ראפור והעברת ערך.
• טיפים לשיפור - כל טיפ עם תיאור הרגע בשיחה, ציטוט מהתמלול ומשפט חלופי מוצע במקומו.
• נגן שמסונכרן עם התמלול: השורה שנשמעת כרגע מודגשת, ולחיצה על שורה מדלגת לנקודה שלה בהקלטה.

תרגול מול לקוח מדומה

מסך התרגול מריץ סימולציית שיחה מול לקוח שה-AI מגלם, בארבעה תרחישים: שיחת גילוי, הדגמת מוצר, שיחת סגירה וטיפול בהתנגדויות. זה תרגול ולא שיחה אמיתית - שום דבר ממנו לא מגיע ללקוחות שלכם ולא נספר כשיחה.

שיתוף קטע משיחה

אפשר לסמן קטע מתוך שיחה ולשתף אותו עם חברי צוות בארגון שיש להם גישה לאותה שיחה. קטעים ששותפו איתכם מופיעים במסך הקטעים תחת «שותפו איתי». השיתוף הוא בתוך הארגון בלבד, ואין קישור שיתוף חיצוני.

דקות ניתוח, ומה קורה כשנגמרות

התוכניות Starter, Pro ו-Scale כוללות מאגר חודשי של דקות ניתוח. חשוב לדעת שאין כאן קיר: מעבר למאגר, כל דקה נוספת מחויבת ב-0.25 ₪ ושום דבר לא נחסם באמצע החודש. גם דקות התרגול ושאלות על התמלול נספרות באותו מונה, והפירוט - כמה דקות הלכו לתרגול וכמה לשאלות - מוצג בכרטיס «תוכנית נוכחית» במסך הבית. בתוכנית Enterprise אין מכסת דקות, ולכן אין בה גם חיוב על חריגה.

בתוכנית החינמית 3 ניתוחי שיחה בחודש, בלי כרטיס אשראי. המכסה מתחדשת בתחילת כל חודש, ואין לה תאריך תפוגה.

מחיקת הקלטות ונתונים

מחיקת הקלטה בודדת אפשרית בכל רגע, ושמורה למנהל הארגון - מי שאינו מנהל יכול לפנות למנהל שיסיר אותה. בנוסף, קובץ האודיו של כל הקלטה נמחק אוטומטית בתום 90 ימים. זו תקופת שמירה קבועה, ואין כרגע מסך שמאפשר לארגון לשנות אותה בעצמו. התמלול והניתוח נשמרים גם אחרי שהאודיו נמחק. לפרטים המלאים על מה נשמר, לכמה זמן ואיך מבקשים מחיקה מלאה - עמוד מחיקת הנתונים ומדיניות הפרטיות.

לא נמצאה תשובה

אפשר לכתוב לנו לכתובת support@vixy.co.il ונחזור אליכם. אם השאלה נוגעת לחשבון מסוים, כדאי לציין את שם הארגון.